워드·한글·엑셀·파워포인트를 PDF로 저장하는 법 — 글꼴 깨짐·용량 문제 해결
이력서·과제·견적서·보고서를 "PDF로 보내 주세요"라는 말을 들으면, 저장 자체는 어렵지 않은데 막상 받은 쪽에서 글꼴이 바뀌어 있거나, 표가 다음 페이지로 잘려 있거나, 파일이 30MB라는 답이 돌아오곤 합니다. 원인은 대부분 저장 직전의 옵션 몇 개입니다. 이 글은 워드·한글(HWP)·엑셀·파워포인트 각각의 PDF 저장 경로와 꼭 봐야 할 옵션, 글꼴 깨짐과 페이지 잘림을 막는 설정, 용량이 커지는 원인과 줄이는 순서, 암호 설정 위치, 그리고 제출 전 확인 목록을 실제로 해 본 순서대로 정리합니다. 이미 만든 PDF를 사후에 줄이는 법은 PDF 용량 줄이는 법, 암호의 종류와 전달 요령은 PDF 암호 걸기·풀기에 있고, 이 글은 원본 문서에서 PDF를 처음 만드는 순간에 집중합니다.
먼저 — '저장'과 '인쇄'는 결과가 다릅니다
PDF를 만드는 경로는 크게 두 가지입니다. 하나는 프로그램 안의 '다른 이름으로 저장 → PDF' 또는 'PDF로 내보내기'이고, 다른 하나는 '인쇄 → PDF 프린터'입니다. 결과 확장자는 같아도 속은 다릅니다.
| 항목 | 저장·내보내기 경로 | 인쇄 → PDF 경로 |
|---|---|---|
| 하이퍼링크·목차 책갈피 | 보존됩니다(옵션에 따라) | 대부분 사라집니다 |
| 글꼴 포함(임베드) | 옵션으로 제어할 수 있습니다 | 프린터 드라이버가 정합니다 |
| 용지 크기·여백 | 문서 설정 그대로 | 프린터 설정을 따라가 밀릴 수 있습니다 |
| 용량 옵션(최소 크기 등) | 있습니다 | 거의 없습니다 |
| 암호·편집 제한 | 일부 프로그램에서 가능 | 불가능 |
| 언제 쓰나 | 제출·공유용 기본 경로 | 저장 기능이 없거나 오류가 날 때의 대안 |
그래서 이 글의 기본 원칙은 저장·내보내기 경로를 먼저 쓰고, 인쇄 경로는 대안으로 두는 것입니다. 이제 프로그램별로 어디를 누르는지 보겠습니다. 메뉴 이름과 위치는 버전에 따라 조금씩 다를 수 있습니다.
워드(Word) — 다른 이름으로 저장 → PDF, 그리고 '최소 크기'
- 파일 → 다른 이름으로 저장(또는 내보내기 → PDF/XPS 문서 만들기)을 누릅니다.
- 파일 형식을 PDF로 바꿉니다. 저장 창 아래쪽에 표준(온라인 게시 및 인쇄)과 최소 크기(온라인 게시) 선택지가 나타납니다.
- 옵션 버튼을 누르면 페이지 범위, 책갈피 만들기(제목 사용), 문서 속성 포함, 그리고 PDF/A 준수 같은 항목이 있습니다. 제목 스타일을 써서 만든 문서라면 책갈피를 켜 두면 받은 쪽이 목차로 이동할 수 있습니다.
- 저장한 뒤 PDF를 직접 열어 마지막 페이지까지 넘겨 봅니다.
표준은 이미지를 거의 그대로 두고, 최소 크기는 이미지를 낮은 해상도로 재압축합니다. 사진이 많은 문서는 최소 크기로 저장하면 용량이 몇 분의 일로 줄지만, 사진을 확대해 봐야 하는 자료(도면·증빙)에는 표준이 맞습니다. 글꼴 관련 옵션은 파일 → 옵션 → 저장 → 파일에 글꼴 포함에 있습니다. 이 항목은 PDF보다 docx 저장에 관한 것이지만, 여기서 켜 두면 PDF 변환에도 유리한 경우가 많습니다. 맥용 워드는 파일 → 다른 이름으로 저장 → 파일 형식 PDF에서 두 선택지를 고르는 구조인데, 버전에 따라 '전자 배포 및 접근성에 적합'과 '인쇄에 적합' 같은 이름으로 나옵니다. 앞의 선택지에 Microsoft 온라인 서비스 사용이라는 설명이 붙어 있다면 변환 과정에서 문서가 마이크로소프트 서버를 거친다는 뜻이니, 민감한 문서는 '인쇄에 적합' 쪽을 고르는 편이 무난합니다. 정확한 명칭과 동작은 사용 중인 버전의 안내를 확인하세요.
한글(HWP) — 'PDF로 저장하기'와 이미지 품질 옵션
한글에는 두 가지 경로가 모두 있습니다. 파일 → PDF로 저장하기가 기본이고, 파일 → 인쇄 → 프린터 목록에서 'Hancom PDF'를 고르는 방법이 인쇄 경로입니다. 제출용은 'PDF로 저장하기'를 권합니다. 링크와 책갈피가 남고, 저장 창에 옵션이 있기 때문입니다.
- 파일 → PDF로 저장하기를 누르면 저장 대화상자가 열립니다. 아래쪽 저장 설정(또는 옵션) 버튼을 누릅니다.
- 글꼴 포함(모든 글꼴 포함, 또는 표준 글꼴 제외 포함) 항목을 확인합니다. 제출용이면 모든 글꼴을 포함하는 쪽이 안전합니다.
- 그림 품질(또는 이미지 압축·해상도) 항목을 확인합니다. 화면용은 150dpi 안팎, 인쇄용은 원본 유지 또는 300dpi 정도가 기준입니다. 사진이 많은 문서는 이 값 하나로 용량이 크게 달라집니다.
- 필요하면 문서 보안 탭에서 열기 암호·인쇄 제한을 설정하고 저장합니다.
한글 문서에서 특히 자주 깨지는 것은 한컴 전용 글꼴(함초롬바탕·함초롬돋움 등)과 글자 겹침·자간 조정을 많이 쓴 제목입니다. 글꼴 포함을 켜면 대부분 해결되고, 그래도 어긋나면 해당 부분만 기본 글꼴로 바꿔 보세요. 한글 2014·2018·2020·2022와 한컴오피스 버전에 따라 옵션 이름과 위치가 조금 다릅니다.
엑셀(Excel) — 인쇄 영역과 페이지 나누기를 먼저 정합니다
엑셀은 '페이지'라는 개념이 화면에 없어서, 그냥 PDF로 저장하면 표가 엉뚱한 곳에서 잘려 여러 장으로 흩어집니다. 저장 전에 세 가지를 정해야 합니다.
- 인쇄 영역 지정 — 내보낼 범위를 드래그한 뒤 페이지 레이아웃 → 인쇄 영역 → 인쇄 영역 설정. 지정하지 않으면 데이터가 있는 모든 셀이 포함되어 빈 열·빈 행까지 페이지가 됩니다.
- 페이지 나누기 미리보기 — 보기 → 페이지 나누기 미리보기로 바꾸면 파란 선이 페이지 경계를 보여 줍니다. 이 선을 끌어 원하는 열까지 한 페이지에 넣을 수 있습니다.
- 배율·방향 — 페이지 레이아웃 → 페이지 설정에서 용지 방향(열이 많으면 가로), '한 페이지에 맞추기'(너비 1페이지, 높이 자동)를 지정합니다. 배율이 60% 아래로 내려가면 글자가 작아 읽기 어려우니, 그때는 범위를 나누는 것이 낫습니다.
그다음 파일 → 다른 이름으로 저장 → PDF에서 옵션을 누르면 선택 영역 / 활성 시트 / 전체 통합 문서 중 무엇을 내보낼지 고를 수 있습니다. 시트가 여러 개인 파일을 한 PDF로 내려면 '전체 통합 문서'를, 그중 한 시트만 내려면 '활성 시트'를 고릅니다. 각 시트의 페이지 설정은 따로 적용되니 시트마다 확인이 필요합니다. 인쇄 제목(모든 페이지에 머리글 행 반복)은 페이지 레이아웃 → 인쇄 제목에서 지정하면 긴 표에서도 각 페이지 상단에 제목 행이 붙습니다.
파워포인트 — 슬라이드로 낼까, 유인물로 낼까
파일 → 다른 이름으로 저장 → PDF 또는 파일 → 내보내기 → PDF/XPS 문서 만들기에서 옵션을 누르면 게시 대상을 고를 수 있습니다.
- 슬라이드 — 한 페이지에 한 장. 발표 자료 제출, 화면 공유용의 기본입니다.
- 유인물 — 한 페이지에 2·3·4·6장을 배치. 3슬라이드 배치는 옆에 메모 줄이 생겨 인쇄 배포용으로 좋습니다. 페이지 수가 줄어 용량도 줄지만 글자가 작아집니다.
- 슬라이드 노트 — 슬라이드와 발표자 노트를 함께. 대본을 같이 넘겨야 할 때 씁니다.
- 숨긴 슬라이드 포함 / 프레임 슬라이드 — 숨긴 슬라이드가 PDF에 들어가면 안 되는 자료라면 이 체크를 반드시 풀어야 합니다. 발표 때 숨겨 둔 백업 슬라이드가 제출 PDF에 딸려 나가는 실수가 잦습니다.
파워포인트는 애니메이션이 있는 슬라이드를 모든 개체가 표시된 최종 상태로 저장합니다. 클릭할 때마다 나타나게 만든 항목이 한꺼번에 겹쳐 보이면, 그 슬라이드는 개체를 나눠 여러 장으로 복제한 뒤 저장해야 합니다. 슬라이드 크기(16:9, 4:3, A4)는 PDF 페이지 크기가 되므로 인쇄가 목적이면 A4로 바꾸고 나서 저장하는 편이 여백이 자연스럽습니다.
페이지 잘림·여백·용지 크기 — 저장 전에 미리보기로 잡습니다
"마지막 줄 한 줄이 다음 페이지로 넘어갔다", "A4로 만들었는데 받은 쪽에서는 레터 크기로 열린다" 같은 문제는 대부분 세 가지 원인입니다.
- 글꼴 대체로 줄 간격이 바뀜 — 글꼴이 포함되지 않아 다른 글꼴로 대체되면 글자 폭이 달라져 줄이 밀립니다. 해결은 글꼴 포함입니다.
- 용지 크기 불일치 — 문서는 A4인데 프린터 기본값이 레터(8.5×11인치)라면 인쇄 경로로 만든 PDF는 레터로 나옵니다. 저장 경로를 쓰거나, 인쇄 창에서 용지 크기를 A4로 맞추세요.
- 여백 최소값 미달 — 여백을 5mm처럼 아주 좁게 잡으면 일부 프로그램이 인쇄 가능 영역에 맞춰 축소하거나 잘라 냅니다. 여백은 최소 10mm 이상이 안전합니다.
저장 전에 파일 → 인쇄의 미리보기 화면을 끝까지 넘겨 보는 습관이 가장 효과적입니다. PDF는 미리보기에서 보이는 그대로 나오기 때문에, 여기서 이상하면 저장해도 이상합니다.
하이퍼링크·목차·책갈피는 유지될까
저장·내보내기 경로로 만들면 본문의 URL 링크와 문서 내 이동 링크는 대체로 살아 있습니다. 워드의 '책갈피 만들기(제목 사용)', 한글의 '책갈피 포함' 옵션을 켜면 PDF 뷰어 왼쪽에 목차 패널이 생깁니다. 반면 인쇄 → PDF로 만들면 링크가 파란 밑줄 모양만 남고 클릭이 되지 않습니다. 긴 보고서나 매뉴얼을 낼 때 이 차이가 큽니다. 엑셀의 셀 하이퍼링크는 저장 경로에서도 프로그램 버전에 따라 보존되지 않는 경우가 있으니, 저장 후 직접 클릭해 확인하세요.
용량이 커지는 원인과 줄이는 순서
글만 있는 10페이지 문서는 PDF로 만들어도 100~300KB 정도입니다. 그런데 같은 문서에 스마트폰 사진 세 장을 붙이면 10MB가 넘어가는 일이 흔합니다. 원인은 거의 항상 고해상도 이미지이고, 드물게 포함된 글꼴 전체(한 글꼴당 수 MB, 한글 글꼴은 글자 수가 많아 더 큽니다)입니다.
- 문서 안에서 사진을 먼저 줄입니다. 워드·파워포인트는 그림을 선택하고 그림 서식 → 그림 압축에서 '이 그림에만 적용' 체크를 풀고 해상도(150ppi 등)를 고르면 문서 안 모든 사진이 한 번에 줄어듭니다. 사진을 붙이기 전에 사진 용량 줄이기로 긴 변 1920px(A4 폭에 꽉 차게 넣어도 약 230ppi) 정도로 줄여 두면 애초에 문제가 안 생깁니다.
- 저장 옵션에서 용량 우선을 고릅니다. 워드의 '최소 크기', 한글의 그림 품질 낮춤, 파워포인트의 '최소 크기'가 여기 해당합니다.
- 글꼴은 쓰는 글꼴만 포함합니다. 문서에 글꼴을 7~8종 쓰면 그만큼 포함되니, 제목·본문 두세 종으로 정리하면 용량도 줄고 보기에도 낫습니다.
- 이미 만든 PDF만 남았다면 그다음 단계로 압축 도구를 씁니다. 방법별 차이는 PDF 용량 줄이는 법 총정리에 정리해 두었습니다. PDF 용량 줄이기 도구는 업로드 없이 브라우저에서 페이지를 재압축하는 방식이라 스캔본에는 효과가 크지만, 텍스트 PDF는 페이지가 이미지가 되어 글자 선택이 안 된다는 점을 알고 쓰세요. 그래서 원본 문서가 있다면 1~3번을 다시 하는 것이 항상 더 좋은 결과를 냅니다.
암호·편집 제한은 어디서 거나
급여명세서·계약서·개인정보가 든 문서는 PDF에 암호를 걸어 보내는 것이 관례입니다. 워드는 PDF 저장 창의 옵션 → '암호를 사용하여 문서 암호화', 한글은 PDF로 저장하기 → 저장 설정 → 문서 보안, 파워포인트는 워드와 같은 옵션 창에 있습니다. 엑셀은 PDF 저장 옵션에 암호 항목이 없는 버전이 많아, 저장한 PDF에 별도 프로그램(어도비 아크로뱃, 맥 미리보기 등)으로 거는 편이 확실합니다. '열기 암호'와 '편집·인쇄 제한(권한 암호)'은 다른 것이니, 차이와 전달 요령은 PDF 암호 걸기·풀기를 참고하세요.
구글 문서·한컴 웹에서 PDF로
설치된 프로그램이 없을 때는 브라우저에서도 됩니다. 구글 문서·스프레드시트·프레젠테이션은 파일 → 다운로드 → PDF 문서(.pdf)에서 바로 만들어지고, 스프레드시트는 다운로드 전 창에서 용지·방향·배율·시트 범위를 정할 수 있습니다. docx·hwp 파일을 구글 드라이브에 올려 구글 문서로 열면 서식이 조금 바뀔 수 있으니, 변환 후 PDF를 열어 표와 줄 바꿈을 확인하세요. 한컴독스(한컴 웹오피스)에서도 파일 메뉴에서 PDF 저장이 가능합니다. 웹 서비스는 문서가 해당 회사 서버를 거친다는 점만 기억해 두면 됩니다.
제출 전 확인 체크리스트
| 확인 항목 | 어떻게 |
|---|---|
| 페이지 수가 원본과 같은가 | PDF 뷰어의 총 페이지 수와 인쇄 미리보기 페이지 수 비교 |
| 글꼴이 포함됐는가 | 뷰어의 문서 속성 → 글꼴에서 '포함됨' 확인, 또는 다른 기기에서 열어 보기 |
| 표·이미지가 잘리지 않았는가 | 마지막 페이지까지 스크롤, 특히 표의 마지막 행과 페이지 경계 |
| 숨긴 슬라이드·메모·변경 내용 추적이 빠졌는가 | 워드는 변경 내용 모두 적용 후 저장, PPT는 '숨긴 슬라이드 포함' 해제 |
| 용량이 제출 한도 안인가 | 파일 속성에서 확인. 한도 근처면 사진 압축 후 재저장 |
| 링크·목차가 동작하는가 | 링크 두어 개 직접 클릭, 책갈피 패널 열어 보기 |
| 파일명이 요구 형식인가 | "성명_서류명_날짜.pdf"처럼 받는 쪽이 구분하기 쉬운 이름 |
워드 문서에 변경 내용 추적이나 메모가 남아 있으면 그대로 PDF에 찍힐 수 있습니다. 검토 탭에서 모두 적용·삭제한 뒤 저장하세요. 문서 속성의 작성자 이름(다른 사람 이름이 들어 있는 양식을 재활용한 경우)도 PDF 속성에 따라 들어가니, 파일 → 정보에서 한 번 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
'인쇄 → PDF로 저장'과 '다른 이름으로 저장 → PDF'는 무엇이 다른가요?
결과 파일은 둘 다 PDF지만 속이 다릅니다. '다른 이름으로 저장'이나 'PDF로 내보내기'는 프로그램이 문서 구조를 알고 변환하므로 하이퍼링크·목차 책갈피·글꼴 정보가 보존되고 옵션(최소 크기, 글꼴 포함, 암호)도 고를 수 있습니다. '인쇄 → PDF'는 종이에 찍듯 화면을 그리는 방식이라 링크와 책갈피가 사라지고, 여백과 용지 크기가 프린터 설정을 따라가 페이지가 밀릴 수 있습니다. 제출용은 가능하면 저장·내보내기 경로를 쓰고, 인쇄 경로는 그 기능이 없거나 프로그램이 오류를 낼 때의 대안으로 두세요.
PDF로 저장했더니 다른 컴퓨터에서 글꼴이 다르게 보여요.
PDF에 글꼴이 포함(임베드)되지 않았기 때문입니다. 저장 옵션에서 글꼴 포함·모든 글꼴 포함 항목을 켜고 다시 저장하세요. 글꼴 라이선스가 임베드를 허용하지 않는 경우에는 옵션을 켜도 포함되지 않으므로, 그때는 문서의 글꼴을 맑은 고딕·나눔고딕처럼 임베드가 허용된 글꼴로 바꾼 뒤 저장하는 것이 확실합니다. 저장 후 PDF 뷰어의 문서 속성에서 글꼴 목록에 '포함됨' 표시가 있는지 확인하면 됩니다.
엑셀을 PDF로 저장했더니 표가 여러 페이지로 잘려요.
엑셀은 인쇄 영역과 배율을 정하지 않으면 셀 폭 기준으로 페이지를 나눕니다. 보기 → 페이지 나누기 미리보기에서 파란 선을 끌어 원하는 범위가 한 페이지에 들어오게 만들거나, 페이지 레이아웃 → 페이지 설정에서 '한 페이지에 맞추기'(너비 1페이지)를 지정하세요. 열이 많은 표는 용지 방향을 가로로 바꾸는 것이 가장 효과가 큽니다. 여러 시트를 한 PDF로 내려면 저장 옵션에서 '전체 통합 문서'를 선택합니다.
워드로 만든 문서인데 PDF가 30MB가 넘습니다. 왜 그런가요?
거의 항상 문서에 붙여 넣은 사진 때문입니다. 스마트폰 사진 원본(3~5MB, 4000px 안팎)을 그대로 붙이면 화면에서는 작게 보여도 파일 안에는 원본이 통째로 들어갑니다. 워드의 PDF 저장 창에서 '최소 크기(온라인 게시)'를 고르거나, 그림 서식의 '그림 압축'으로 문서 안 사진을 먼저 줄인 뒤 저장하세요. 이미 만든 PDF라면 업로드 없이 브라우저에서 처리하는 PDF 용량 줄이기 도구로도 줄일 수 있지만, 이 경우 페이지가 이미지로 바뀌어 텍스트 선택이 안 되니 가능하면 원본 문서에서 다시 저장하는 편이 좋습니다.
정리
오피스 문서를 PDF로 만들 때는 인쇄가 아니라 저장·내보내기 경로를 기본으로 쓰고, 저장 창의 옵션 버튼을 반드시 한 번 열어 보세요. 거기에 글꼴 포함, 용량(표준·최소 크기), 책갈피, 암호가 모여 있습니다. 글꼴 깨짐은 글꼴 포함 옵션과 임베드 가능한 글꼴 선택으로, 페이지 잘림은 저장 전 인쇄 미리보기와 엑셀의 페이지 나누기 미리보기로, 용량은 문서 안 사진을 먼저 줄이는 것으로 대부분 해결됩니다. 이미 만들어진 PDF만 남았다면 압축 도구를 쓰되, 원본 문서에서 다시 저장하는 편이 언제나 품질이 낫습니다. 마지막으로 저장한 PDF를 직접 열어 마지막 페이지까지 넘겨 보는 30초가 재제출을 막아 줍니다.
이미 만든 PDF가 너무 클 때는 브라우저에서 바로 줄이고, 여러 PDF를 한 파일로 묶을 때도 같은 곳에서 처리하세요. 설치·가입 없이 무료입니다.
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